برترین نکات و ترفندهای آموزش ورد با گوشی - مجله گوگل ایرانی

یکی از مزایای مهم ورد در گوشی این است که می توانید همواره و همه جا به فایل های خود دسترسی داشته باشید و دیگر احتیاجی نیست نگران جا گذاشتن فلش مموری یا فایل های ذخیره شده روی هارد کامپیوتر باشید. به راحتی می توانید فایل ها را به وسیله فضای ابری، ایمیل یا پیغام رسان ها دریافت نموده و مستقیما روی گوشی ویرایش کنید. حتی اگر در مسیر دانشگاه، سفر یا در یک جلسه مهم باشید، همچنان می توانید تغییرات مورداحتیاج را اعمال کنید و متن خود را اصلاح کنید. با دانستن ترفندهای مناسب و یادگیری استفاده بهینه از قابلیت های ورد موبایل، می توان به خوبی از این برنامه روی گوشی استفاده کرد. در ادامه، آموزش ورد با گوشی برای استفاده بهتر از ورد در گوشی ذکر شده اند تا بتوانید بدون احتیاج به کامپیوتر، اسناد خود را به برترین شکل ممکن ویرایش و مدیریت کنید.

خواندنی ها

به یاری ویرایشگر نو مایکروسافت Word به نویسنده بهتری تبدیل شوید!

نرم افزار word در تلفن همراه هوشمند

برای اینکه بتوانید از امکانات ورد در گوشی استفاده کنید، ابتدا باید برنامه آن را نصب کنید. ایا برنامه ورد روی گوشی نصب میگردد؟ خوشبختانه مایکروسافت ورد نسخه رسمی و بهینه شده ای برای گوشی های اندروید و iOS ارائه داده است که به یاری آن می توانید فایل متنی خود را به راحتی مشاهده، ویرایش و ذخیره کنید.

اگر گوشی شما اندرویدی است، کافی است وارد گوگل پلی شوید، عبارت Microsoft Word را در قسمت جستجو تایپ کنید و پس از پیدا کردن برنامه رسمی که به وسیله Microsoft Corporation منتشر شده، روی گزینه Install بزنید. پس از تکمیل دانلود و نصب، می توانید برنامه را اجرا کنید و در صورت تمایل، به حساب مایکروسافت خود وارد شوید تا به امکانات بیشتری مانند ذخیره اسناد در فضای ابری دسترسی داشته باشید. البته ورود به حساب ضروری نیست و می توانید بدون آن هم از امکانات اصلی استفاده کنید.

در گوشی های آیفون هم روند نصب مشابه است. باید وارد اپ استور شوید، Microsoft Word را جستجو کنید و روی گزینه Get بزنید. ممکن است از شما خواسته گردد که رمز اپل آیدی خود را وارد کنید یا با Face ID یا Touch ID ورود خود را تایید کنید. یکی از سوالاتی که بسیاری از کاربران دارند این است که آیا برای استفاده از ورد در گوشی احتیاج به اشتراک پولی داریم یا نه. با نسخه رایگان ورد روی گوشی خواهید توانست فایل های ورد را باز کنید، متن بنویسید و ویرایش کنید. اما برخی قابلیت های پیشرفته مثل تغییر استایل های حرفه ای، ویرایش PDF و برخی گزینه های طراحی فقط برای کاربرانی فعال است که اشتراک خریداری نموده باشند. اگر تنها احتیاج شما نوشتن، ویرایش و ذخیره فایل های ورد باشد، نسخه رایگان کاملا جوابگوی احتیاجتان خواهد بود.

آموزش ورد با گوشی

اگر کار با ورد ویندوز را بلد باشید، چالش زیادی برای آموزش ورد با گوشی نخواهید داشت. با این حال تفاوت های کوچکی در استفاده از این اپلیکیشن نسبت به ویندوز وجود دارد. برای استفاده از این برنامه، بعد از نصب ورد روی گوشی، اولین کاری که معمولا انجام می دهیم ایجاد یک فایل نو است. برای این کار، برنامه ورد را باز کنید و روی علامت + یا گزینه New Document ضربه بزنید. در این مرحله می توانید انتخاب کنید که یک فایل خالی ایجاد کنید یا از قالب های آماده ورد استفاده کنید. اگر فقط قصد دارید یک متن ساده بنویسید، گزینه Blank Document را انتخاب کنید تا یک صفحه سفید برای نوشتن باز گردد.

حالا که فایل نو باز شده است، می توانید آغاز به تایپ کنید. در پایین صفحه، کیبورد گوشی ظاهر می گردد و می توانید متن خود را بنویسید. اگر احتیاج به ویرایش متن دارید، می توانید با لمس کلمات و کشیدن نشانگر، متن موردنظر را انتخاب کنید و سپس از گزینه های نمایش داده شده مانند Bold (B)، Italic (I) یا Underline (U) برای تغییر ظاهر متن استفاده کنید. بعلاوه اگر روی آیکون A با یک قلم ضربه بزنید، تنظیمات بیشتری مانند تغییر میزان فونت، رنگ متن و هایلایت کردن آن در دسترس شما خواهد بود.

بعلاوه برای اضافه کردن یک عنوان یا پاراگراف نو، کافی است کلید اینتر را روی کیبورد گوشی فشار دهید تا به خط بعدی بروید. اگر می خواهید متن را مرتب تر کنید، می توانید از گزینه های Alignment برای تغییر چیدمان متن استفاده کنید و آن را به چپ، راست یا وسط صفحه منتقل کنید. بعلاوه گزینه Bullet Points یا Numbering به شما اجازه می دهد که لیست های شماره دار یا علامت دار ایجاد کنید که برای نکته برداری یا نوشتن لیست ها بسیار کاربردی خواهد بود.

ذخیره فایل هم به صورت اتوماتیک انجام می گردد، اما بهتر است هنگام خروج از برنامه، یک نام مناسب برای فایل خود انتخاب کنید. برای این کار، روی منوی سه نقطه یا آیکون ذخیره سازی ضربه بزنید، گزینه Save As را انتخاب کنید و محل ذخیره سازی فایل را معین کنید. اگر در گوشی خود فضای ابری مانند OneDrive، Google Drive یا Dropbox دارید، می توانید فایل را مستقیما در این فضاها ذخیره کنید تا از هر دستگاه دیگری نیز به آن دسترسی داشته باشید. اگر ترجیح می دهید فایل را در حافظه گوشی ذخیره کنید، گزینه Device را انتخاب کنید و یک پوشه برای ذخیره سازی مشخص کنید.

شماره صفحه ورد گوشی

یکی دیگر از سوالاتی که در آموزش ورد با گوشی ممکن است پیش بیاید راهنمای کامل شماره گذاری صفحات در ورد است. برای شماره گذاری صفحات در ورد گوشی، ابتدا فایل موردنظر خود را باز کنید. سپس روی آیکون A در نوار ابزار پایین صفحه ضربه بزنید و گزینه Insert را انتخاب کنید. در این بخش، گزینه Page Numbers را پیدا نموده و روی آن ضربه بزنید. در این مرحله می توانید محل نمایش شماره صفحه را معین کنید، مثلا در بالا یا پایین صفحه. بعلاوه می توانید فرمت شماره گذاری را تغییر دهید، مانند استفاده از اعداد فارسی یا انگلیسی، حروف یا اعداد رومی.

اگر می خواهید شماره گذاری از صفحه ای خاص آغاز گردد یا برخی صفحات شماره نداشته باشند، باید تنظیمات مربوط به Section Breaks را انجام دهید که در نسخه موبایل محدودیت هایی دارد. پس از انتخاب گزینه مناسب، شماره ها به صورت اتوماتیک در تمام صفحات اضافه خواهند شد.

افزودن پاورقی ورد برای گوشی

یکی دیگر از نکات مربوط به آموزش ورد با گوشی، نحوه اضافه کردن پاورقی در ورد است. ابتدا فایل مورد نظر را باز کنید و روی جایی که می خواهید شماره پاورقی اضافه گردد ضربه بزنید. سپس از نوار ابزار پایین صفحه، آیکون A را لمس نموده و گزینه Insert را انتخاب کنید. در این بخش روی گزینه Footnote ضربه بزنید. با این کار، شماره ای در متن ظاهر می گردد و به صورت اتوماتیک به پایین صفحه منتقل خواهید شد تا شرح مربوط به پاورقی را تایپ کنید. بعد از وارد کردن متن پاورقی، کافی است به متن اصلی بازگردید. ورد به طور اتوماتیک شماره گذاری پاورقی ها را تنظیم نموده و در صورت اضافه یا حذف کردن، شماره ها را به روز رسانی می نماید.

جاستیفای در ورد گوشی

یکی از مهم ترین تنظیماتی که می تواند ظاهر متن شما را حرفه ای تر کند، جاستیفای (Justify) یا تراز متن به صورت کامل است. این گزینه باعث می گردد که متن شما به صورت یکنواخت و منظم در عرض صفحه قرار بگیرد، به طوری که خطوط ابتدایی و انتهایی هر پاراگراف در یک راستا قرار بگیرند. این ویژگی به خصوص برای متون رسمی، مقالات، سرانجام نامه ها و گزارش های کاری اهمیت زیادی دارد.

برای استفاده از جاستیفای در ورد گوشی، ابتدا متن موردنظر خود را تایپ کنید یا یک فایل ورد موجود را باز کنید. سپس انگشت خود را روی متن نگه دارید و آن را انتخاب کنید. بعد از انتخاب متن، در نوار ابزار پایین صفحه، روی آیکون A ضربه بزنید تا تنظیمات مربوط به متن نمایش داده گردد. حالا گزینه Paragraph Formatting یا Alignment را پیدا کنید. در این بخش چند گزینه برای تنظیم نحوه چینش متن وجود دارد: تراز به چپ (Align Left)، تراز به راست (Align Right)، تراز وسط (Center) و جاستیفای (Justify).

برای اینکه متن شما به صورت کامل تراز گردد، گزینه جاستیفای را انتخاب کنید. بعد از این کار، متن شما به طور اتوماتیک در عرض صفحه کشیده می گردد و فضاهای بین کلمات به گونه ای تنظیم می شوند که ابتدا و انتهای هر خط در یک راستا قرار بگیرد. این کار باعث می گردد که متن خواناتر و از نظر بصری منظم تر باشد.

اگر متن شما بعد از جاستیفای به هم ریخته به نظر می رسد، ممکن است علت آن وجود فاصله های نامنظم بین کلمات باشد. در این صورت، می توانید با ویرایش متن و حذف فاصله های اضافی یا استفاده از Break Line در برخی نقاط، ظاهر آن را بهبود دهید. بعلاوه اگر از زبان فارسی استفاده می کنید، مطمئن شوید که فونت انتخابی شما از جاستیفای پشتیبانی می نماید، چون برخی از فونت ها ممکن است در این حالت به درستی نمایش داده نشوند.

چگونه در ورد گوشی صفحه اضافه کنیم

در ورد گوشی، برخلاف نسخه دسکتاپ، گزینه مستقیمی برای اضافه کردن صفحه نو وجود ندارد، اما روش های مختلفی وجود دارند که می توان با استفاده از آن ها یک صفحه نو ایجاد کرد. ساده ترین راه این است که Enter را چندین بار پشت سر هم بزنید تا نشانگر متن به صفحه بعد منتقل گردد. این روش در فایل های ساده کاربردی است، اما اگر قالب بندی خاصی دارید یا نمی خواهید متن به هم بریزد، روش بهتری هم وجود دارد.

روش حرفه ای تر استفاده از Page Break (شکستن صفحه) است. برای این کار، ابتدا نشانگر را در جایی که می خواهید صفحه نو آغاز گردد قرار دهید. سپس روی A در نوار ابزار پایین ضربه بزنید و گزینه Insert را انتخاب کنید. در این بخش، گزینه ای به نام Page Break وجود دارد. با انتخاب آن، یک صفحه نو ایجاد می گردد و متن از آن نقطه به صفحه بعد منتقل خواهد شد.

اگر از فایل هایی با جدول، تصاویر یا قالب بندی پیچیده هم استفاده می کنید، ممکن است اضافه کردن صفحه نو باعث به هم ریختگی متن گردد. در این حالت، بهتر است ابتدا متن خود را آنالیز کنید و اطمینان حاصل کنید که محل درج Page Break درست انتخاب شده است. بعلاوه می توانید بعد از اضافه کردن صفحه، قالب بندی را با گزینه Clear Formatting تنظیم کنید تا چینش متن بهتر گردد. البته در برخی نسخه های ورد گوشی، گزینه Section Break هم وجود دارد که با آن می توانید بخش نوی را با تنظیمات متفاوت در یک فایل ایجاد کنید. این گزینه بیشتر در فایل های طولانی مثل مقالات یا سرانجام نامه ها کاربرد دارد. در نهایت، اگر قصد دارید به طور مداوم صفحات نو اضافه کنید، بهتر است از قالب های آماده در ورد استفاده کنید که از قبل دارای صفحات معین و تنظیمات مناسب هستند.

چگونه در ورد گوشی عکس اضافه کنیم

مورد دیگری که در رابطه با آموزش ورد با گوشی باید یاد بگیرید، نحوه اضافه کردن عکس است. اگر می خواهید به فایل ورد خود عکس اضافه کنید، کافی است فایل ورد موردنظر را باز کنید و نشانگر را در جایی که می خواهید تصویر را قرار دهید، قرار دهید. سپس روی A در نوار ابزار پایین ضربه بزنید و گزینه Insert را انتخاب کنید. در این بخش، گزینه Pictures را مشاهده خواهید کرد. با انتخاب آن، گالری گوشی شما باز می گردد و می توانید تصویر دلخواه خود را انتخاب کنید.

بعد از انتخاب عکس، ورد به طور اتوماتیک آن را در محل معین شده درج می نماید. اگر تصویر خیلی بزرگ یا کوچک است، می توانید با لمس و کشیدن گوشه های آن، میزان را تغییر دهید. برای جابه جا کردن عکس، کافی است روی آن ضربه بزنید و نگه دارید، سپس به محل دلخواه بکشید. در برخی نسخه های ورد گوشی، گزینه های بیشتری برای تنظیم تصاویر وجود دارد. مثلا اگر می خواهید متن در کنار عکس قرار بگیرد یا به صورت شناور دور آن قرار گیرد، می توانید روی عکس ضربه بزنید و گزینه Wrap Text را انتخاب کنید. این گزینه حالت های مختلفی را برای قرار دادن عکس در کنار یا پشت متن ارائه می دهد. اگر می خواهید تصویری را مستقیما از دوربین بگیرید و در ورد قرار دهید، به جای Pictures، می توانید گزینه Camera را انتخاب کنید.

پس از گرفتن عکس، تصویر مستقیما در فایل ورد درج می گردد. در برخی مواقع، ممکن است بعد از درج عکس، فایل شما سنگین گردد. اگر این رخ داد، می توانید حجم تصویر را کم کنید یا از تصاویر با کیفیت پایین تر استفاده کنید تا سرعت پردازش فایل کاهش پیدا نکند و یا در نهایت از روش های کم کردن حجم فایل PDF استفاده کنید.

چگونه در ورد گوشی کادر بکشیم

مطلب دیگری که باید درباره آموزش ورد با گوشی فرا بگیرید، چگونگی کادربندی در این برنامه است. برای کشیدن کادر در ورد گوشی هم روش های مختلفی وجود دارد که بسته به احتیاجتان می توانید یکی از آن ها را انتخاب کنید. اگر می خواهید دور متن یا یک بخش خاص از فایل خود کادر بکشید، ابتدا متن موردنظر را انتخاب کنید، سپس روی A در نوار ابزار پایین ضربه بزنید و گزینه Paragraph را باز کنید. در این بخش، گزینه ای به نام Borders وجود دارد. با انتخاب آن، چندین نوع کادر مختلف مانند کادر دور متن، کادر فقط زیر متن، کادر فقط سمت چپ یا راست نمایش داده می گردد. با انتخاب گزینه مناسب، کادر به متن شما اضافه خواهد شد.

اگر می خواهید یک کادر کلی مثل جدول در صفحه بکشید، می توانید از جدول (Table) استفاده کنید. برای این کار، به قسمت Insert بروید و گزینه Table را انتخاب کنید. یک جدول یک خانه ای اضافه کنید و سپس میزان آن را تغییر دهید تا شبیه یک کادر گردد. این روش بیشتر برای ایجاد کادرهای خالی یا برجسته کردن یک بخش خاص در فایل کاربرد دارد.

درصورتی که می خواهید دور یک عکس کادر اضافه کنید، کافی است روی تصویر ضربه بزنید و از گزینه های ویرایش، گزینه Picture Border را انتخاب کنید. در این بخش می توانید رنگ و ضخامت کادر را تنظیم کنید تا جلوه بهتری به عکس بدهید. اگر هم که نسخه ورد شما از اشکال (Shapes) پشتیبانی کند، می توانید از گزینه Insert > Shapes استفاده کنید و یک مستطیل یا مربع بکشید. سپس با تنظیم رنگ و ضخامت خطوط، آن را به شکل یک کادر دربیاورید. در نهایت، می توانید این کادر را جابه جا کنید و در قسمت دلخواه فایل قرار دهید.

بهم ریختگی متن در ورد اندروید

یکی از مشکلاتی که ممکن است هنگام کار با ورد در گوشی اندرویدی با آن روبرو شوید، به هم ریختگی متن است. این مشکل می تواند به دلایل مختلفی رخ دهد، از جمله ناسازگاری فونت، تغییر تنظیمات پاراگراف، اعمال نادرست جاستیفای، استفاده از کلمات انگلیسی در میان متن فارسی، یا حتی باز کردن فایل هایی که در نسخه های مختلف ورد ایجاد شده اند. در ادامه مطلب آموزش ورد با گوشی به رفع این مشکل می پردازیم.

اگر متن شما بعد از باز کردن فایل به هم ریخته نمایش داده می گردد، اولین چیزی که باید آنالیز کنید، فونت است. برخی فونت های فارسی ممکن است در ورد گوشی پشتیبانی نشوند و باعث شوند که متن نامرتب دیده گردد یا حروف از هم جدا شوند. در این حالت، می توانید فونت را تغییر دهید. برای این کار، متن را انتخاب کنید، روی آیکون A با قلم ضربه بزنید و از بخش Font یک فونت را امتحان کنید. اگر متن فارسی به درستی نمایش داده نمی گردد، بهتر است از فونت هایی استفاده کنید که با زبان فارسی سازگاری بیشتری دارند.

مشکل دیگری که باعث به هم ریختگی متن می گردد، فاصله های نامنظم بین کلمات است که معمولا هنگام استفاده از Justify یا تراز کامل متن رخ می دهد. اگر فاصله های بین کلمات بیش از حد زیاد یا کم شده است، می توانید گزینه Left Align یا Right Align را امتحان کنید تا ببینید مشکل رفع می گردد یا نه. بعلاوه می توانید در نقاطی که فاصله های نامناسب ایجاد شده، با زدن یک Enter یا استفاده از Break Line، چینش متن را بهبود دهید. در برخی موارد، مشکل از ورود متن انگلیسی به میان متن فارسی است. این اتفاق باعث می گردد که جهت نوشتار به هم بخورد و چینش جملات به درستی انجام نگردد. برای رفع این مشکل، می توانید متن انگلیسی را انتخاب کنید و گزینه Right to Left (RTL) را فعال کنید تا متن با ساختار فارسی هماهنگ گردد.

گاهی هم فایل وردی که در نسخه های مختلف ورد (مثلا ورد کامپیوتر) ایجاد شده، هنگام باز شدن در ورد گوشی دچار تغییر در ساختار می گردد. این مشکل هم زمانی رخ می دهد که فایل دارای جدول، ستون بندی یا قالب بندی خاصی باشد. در این مواقع، برترین راهکار این است که فایل را در فرمت PDF ذخیره کنید تا ساختار آن ثابت بماند، یا از گزینه View Mode برای مشاهده متن بدون تغییرات استفاده کنید. برای تبدیل فایل ورد به PDF، روی منوی سه نقطه در بالا ضربه بزنید، گزینه Save As را انتخاب کنید و سپس فرمت PDF را به عنوان خروجی ذخیره انتخاب کنید. در نهایت، محل ذخیره سازی را معین نموده و فایل را ذخیره کنید.

با این حال اگر مشکل همچنان ادامه داشت، می توانید یک نسخه نو از فایل ایجاد کنید، متن را در یک سند نو کپی و جای گذاری کنید، یا از قابلیت Clear Formatting استفاده کنید تا تمام تنظیمات ظاهری حذف شده و متن به حالت عادی برگردد.

سخن سرانجامی

آموزش ورد با گوشی می تواند راهکاری کاربردی برای افرادی باشد که احتیاج دارند همواره و همه جا به فایل های متنی خود دسترسی داشته باشند. با یادگیری نکات و ترفندهای ورد موبایل، می توان بدون احتیاج به لپ تاپ یا کامپیوتر، اسناد را ویرایش، تنظیم و ذخیره کرد. این قابلیت نه تنها در شرایط اضطراری مفید است، بلکه به کاربران یاری می نماید تا بهره وری بیشتری داشته باشند. با استفاده از امکاناتی مانند ذخیره در فضای ابری، فرمت بندی حرفه ای متن و شماره گذاری صفحات، می توان تجربه ای مشابه نسخه دسکتاپ را روی گوشی داشت. بنابراین، اگر تا به امروز از ورد در موبایل استفاده ننموده اید، اکنون برترین زمان برای آموزش ورد با گوشی و بعلاوه به کارگیری آن در مدیریت اسناد روزمره است.

منبع:

خواندنی ها

5 روش تبدیل فایل پاورپوینت به PDF